在日常办公或个人事务中，传真作为一种传统的通信方式仍然具有一定的实用价值。尽管现代通讯手段日益丰富，但传真机依然在某些特定场景下发挥着不可替代的作用。那么，如何正确地发送和接收传真呢？本文将为您详细介绍传真发送与接收的操作流程。

一、传真发送的基本步骤

1. 准备文件

首先，确保需要发送的文件已经打印好，并放置于传真机的进纸托盘中。如果是电子文档，可以通过扫描仪将其转换为可传输的图像格式（如PDF）。

2. 设置传真号码

打开传真机，输入接收方的传真号码。务必仔细核对号码是否准确无误，避免因错误导致信息无法送达。

3. 启动传真功能

按下传真机上的“开始”或“发送”按钮，设备会自动拨号并尝试连接对方的传真线路。如果一切正常，文件将被成功传输。

4. 检查结果

发送完成后，大多数传真机会打印出一份确认报告，记录发送状态及时间。建议保存该报告以备后续查阅。

二、传真接收的操作指南

1. 开机并等待来电

确保传真机处于开启状态，并连接到稳定的电源和电话线。当有传真来电时，机器会发出提示音。

2. 接受文件

根据提示，按下“接收”按钮即可开始接收传真。文件会被自动打印出来，供用户查看或存档。

3. 定期清理

接收完毕后，及时取出打印好的文件，并妥善保管。同时，定期清理传真机内部的纸屑和灰尘，保持设备的良好运行状态。

三、注意事项

- 信号质量：传真依赖于电话线路的质量，因此请尽量选择信号稳定的时间段进行操作。

- 保密性：对于涉及敏感信息的文件，建议使用加密技术或选择更为安全的电子传输方式。

- 维护保养：定期对传真机进行清洁和维护，延长其使用寿命。

通过以上步骤，您可以轻松掌握传真发送与接收的方法。尽管如今电子邮件等新型通讯工具更为普及，但传真以其独特的优势仍占据着一席之地。希望本文能帮助您更好地利用这一传统工具，提升工作效率。